Перечень архивного хранения документов

Категории Перечени документов

Общие положения 1. Перечень служит целям обеспечения сохранности документов, отбора их на хранение и к уничтожению. Перечень может быть использован в качестве пособия при классификации документов, формировании дел и для составления номенклатур дел в делопроизводстве. Для составления заголовков дел из перечня берутся соответствующие наименования видов документов и формулировки вопросов, которые дополняются другими необходимыми элементами: указанием автора, корреспондента, даты, места создания документа и т. В соответствии с перечнем в номенклатурах дел проставляются сроки хранения категорий документов и номера статей по перечню.

Организация архивного хранения документов

Для того чтобы не складировать у себя в офисе лишнюю макулатуру, необходимо точно знать сроки и порядок хранения документов. Кто определяет сроки хранения? Какой закон это регламентирует? Основными документами, которые использует в своей деятельности экспертная комиссия для определения сроков хранения архивных документов, являются перечни документов с указанием сроков их хранения в архиве.

Перечни документов со сроками хранения представляют собой систематизированные списки документов организаций, в которых последовательно изложены сроки хранения архивных документов. Перечни могут быть типовыми, которые устанавливают сроки хранения типовой документации, образующейся в деятельности всех организаций любой направленности. Это могут быть сроки хранения приказов руководства, отчеты, планы, бухгалтерская документаций, документы по личному составу и др.

Они относятся к категории типовых документов и сроки хранения таких архивных документов определяются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения , утвержденным Министерством культуры Российской Федерации в году. Кроме того, сроки хранения архивных документов определяются ведомственными перечнями, которые регламентируют сроки по отдельным отраслям, то есть в зависимости от того, какой вид деятельности она осуществляет.

Такие перечни предусматривают большой охват видов документов. Какие существуют сроки хранения документов в архиве?

Существуют следующие сроки хранения документов в архиве: кратковременные: менее 10 лет 1 год, 3 года или 5 лет ; долговременные: более 10 лет 10 лет, 30 лет, 75 лет ; часть документов подлежит уничтожению.

В списке типовых управленческих документов предусмотрены такие сроки хранения архивных документов: личные дела сотрудников — 75 лет; журналы регистрации несчастных случаев на производстве — 75 лет; документы связанные с финансированием планы финансирования, сметы финансирования, финансовые отчеты — постоянное хранение; гарантийные письма — 3 года; акты проверок кассы — 3 года; акты проверок финансово-хозяйственной деятельности — 5 лет.

С какого числа исчисляются сроки хранения документов? Срок хранения документов отсчитывается с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством.

Что делать с документами, которые не подлежат хранению? Типовые и ведомственные перечни необходимы не только для определения сроков хранения документов в архиве, но и последующего уничтожения тех документов, сроки хранения которых истекли. Для выделенных к уничтожению документов составляется акт об уничтожении документов, в котором указываются индексы, названия, заголовки и др.

Полезная статья?

Этапы архивного хранения документов

Для того чтобы не складировать у себя в офисе лишнюю макулатуру, необходимо точно знать сроки и порядок хранения документов. Кто определяет сроки хранения? Какой закон это регламентирует? Основными документами, которые использует в своей деятельности экспертная комиссия для определения сроков хранения архивных документов, являются перечни документов с указанием сроков их хранения в архиве. Перечни документов со сроками хранения представляют собой систематизированные списки документов организаций, в которых последовательно изложены сроки хранения архивных документов. Перечни могут быть типовыми, которые устанавливают сроки хранения типовой документации, образующейся в деятельности всех организаций любой направленности.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Часть I Перечни документов со сроками хранения: назначение и структура. О наиболее принципиальных моментах расскажет опытный специалист по делопроизводству В. Что такое Перечень документов со сроками хранения Будущая жизнь документа в архиве, его хранение, учет и использование, определяется еще в момент его создания в делопроизводстве, когда выбирается порядок подготовки и оформления документа для отражения в нем управленческой ситуации. Таким образом определяется преемственность между делопроизводством и архивом, основанная на методическом и технологическом единстве работы с документом.

Перечень типовых управленческих архивных документов

Начальник ОДОУ, г. Общие вопросы работы с документами Архивного фонда РФ и другими архивными документами, в т. Порядок хранения, учета и использования архивных документов определяют: на уровне архивов организаций — Основные правила работы архивов организаций одобр. Однако формально Основные правила работы архивов организаций не были утверждены Минюстом, а только одобрены Коллегией Росархива, и имеют неясный правовой статус. На сегодняшний день действуют следующие положения: Сроки хранения электронных документов устанавливаются такие же, как и для документов на бумажном носителе, то есть в соответствии с перечнями документов со сроками хранения.

Полезное видео:

Основные требования архивного законодательства и сроки хранения кадровых документов

Этапы архивного хранения документов Этапы архивного хранения документов Архивное хранение документов — сложный процесс. В нем определены типы бумаг, подлежащих архивированию, сроки их хранения, порядок уничтожения и требования к физическому архиву. В целом всю архивную работу можно разделить на несколько этапов: первичная оценка бумаг и экспертиза ценности — сортировка, выделение дел на хранение и ликвидацию; формирование дел — подшивка документов и их оформление; передача дел в архив организации или сторонней архивной компании; составление номенклатуры дел; уничтожение документов с истёкшим сроком хранения. Экспертиза ценности документов Первоначально весь массив бумаг организации сортируется в отделе, где они находятся на текущем хранении. Так, договора хранятся в юридическом отделе, счета — в бухгалтерии, личные дела — в отделе кадров и т. Перечень типовых документов, определённый Росархивом, прописывает конкретные сроки и выделяет группы бумаг по продолжительности хранения: кратковременному хранению до 10 лет подлежат акты проверок кассы, финансово-хозяйственной деятельности, гарантийные письма, первичные бухгалтерские документы; на долговременное хранение свыше 10 лет отправляют личные дела сотрудников, акты и журналы регистрации несчастных случаев на предприятии, приказы руководителя по личному составу и т. Выделение дел на архивное хранение и к уничтожению осуществляется специальной экспертной комиссией. Формирование дел При систематизации документов учитывается срок хранения и тип бумаг, по этим признакам они подшиваются в дела. На обложке указывают наименование, срок хранения и дату формирования дела, а также номер, индекс, количество страниц.

Архивное хранение документов 2017

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения Приложение с изменениями на 16 февраля года I. Общие положения 1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения далее в тексте - Перечень подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября года N ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" Собрание законодательства Российской Федерации, , N 43, ст. Перечень включает типовые управленческие архивные документы далее - документы , образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций далее в тексте - организации при осуществлении однотипных общих для всех или большинства управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения. Перечень имеет 4 графы. В графе N 1 Перечня указаны номера статей.

ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ Список изменяющих документов (в ред.

Перечни документов со сроками хранения: назначение и структура. Часть I

Единый день приема граждан председателем комитета - каждый второй четверг месяца с 14 до 18 часов. Очередной день приема граждан состоится 10 октября года. Наиболее частые вопросы, связанные с деятельностью архивов организаций Куда обращаться по вопросу упорядочения документов в случае ликвидации организации? Куда передаются архивные документы на хранение в случае ликвидации организации? В соответствии с ч.

Основные требования архивного законодательства и сроки хранения кадровых документов 1. Нормативно-правовые акты РФ, определяющие порядок хранения и использования документов в организациях в том числе кадровых : Архивная деятельность и все вопросы, прямо или косвенно связанные с ней, регулируются законодательными и нормативными актами, разработчиком которых является Росархив и его подведомственные учреждения. Ниже приведены основные нормативные акты и обозначена их роль и значение при организации процесса формирования, хранения и использования документов негосударственных организаций. Федеральный закон от Что регулирует закон? ФЗ регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства гл. Когда документы негосударственных организаций включаются в состав Архивного фонда РФ: Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации гл.

Перечень типовых управленческих архивных документов, местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер. Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте года в статью Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других — новые сроки распространяются на весь архив.

Приказ Минкультуры России от Правила формирования дел Номенклатура дел НД должна быть утверждена еще на начальном этапе функционирования предприятия руководителем после проверки ЭПК. Аббревиатура ЭПК в номенклатуре дел — это расшифровка — экспертно-проверочная комиссия комиссия архива, с которой согласовывается сформированный документ. Когда НД утверждена, приказом руководителя назначается сотрудник, ответственный за формирование и содержание дел. Все его функциональные обязанности оговариваются в должностной инструкции. Ниже представлена номенклатура дел в ДОУ на год с новыми сроками хранения. Документация, образующаяся в организации в ходе ее деятельности, формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. На обложке дела следует указывать следующую информацию: наименование организации и структурного подразделения; номер дела в соответствии с утвержденными правилами; заголовок; срок хранения.